Las responsabilidades del personal en un espectáculo o evento multitudinario

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Federico Ferrero

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Cuando se trata de organizar un evento de gran envergadura, ya sea por la cantidad de gente que asistirá al mismo, o por la cantidad de tiempo que durará, no se puede dejar nada librado al azar en lo que a su planificación se refiere. Y sobre todo es necesario determinar claramente las responsabilidades del personal implicado en el mismo.

Por eso se suelen dividir las responsabilidades por áreas bien definidas, siendo las que se crean más usualmente las siguientes:

1 - El área de logística general. Esta área se encargará de:

- Determinar el lugar para la realización del evento.

- Organizar y ubicar oficina de información.

- Exponer visiblemente las direcciones y enclaves más importantes (estacionamiento, lugares para el consumo de comida y bebida, baños, etc.).

- Diseñar el calendario (interno) de organización.

- Contactar con otras organizaciones (si procede).

- Buscar sponsors, patrocinadores, colaboradores, anunciantes y/o apoyo financiero.

- Buscar voluntarios y persona en general (recursos humanos).

- Realizar las inscripciones o confirmar la participación al evento de las organizaciones o personas que formarán parte de él.

- Ubicar los puestos de avituallamiento, comida o bebida.

- Organizar las actividades paralelas al evento o espectáculo, ubicarlas e incluirlas en el calendario.

2 - El área de logística de materiales, que se encargará de:

- Garantiza el suministro eléctrico, telefónico y cualquier otro medio de comunicación o fuente de energía necesaria.

- Los baños o servicios públicos.

- Los uniformes o vestuario necesario.

- El equipamiento o material necesarios para la actividad.

- La megafonía o sistema de musicalización y sonido.

- La basura y los desperdicios que se generen.

- Información sobre préstamos y alquileres de todo el material y equipo necesario.

3 - El área de seguridad, que se encargará de:

- El mantenimiento del orden general y la vigilancia del material.

- Los primeros auxilios.

- La delimitación de las zonas potencialmente peligrosas (vallado).

4 - El área de publicidad, la cual se encargará de:

- La campaña de difusión publicitaria del evento o espectáculo, su diseño y/o contratación. Lo que incluye el diseño de folletos, carteles, página web oficial del evento, contacto de los medios de comunicación.

- La designación de una persona encargada de contactar con la prensa. En eventos muy grandes o masivos, la convocatoria a una conferencia de prensa.

- La creación del plan de distribución de las actividad.

5 - El área de protocolo o relaciones públicas, que se encargará de:

- La correcta ubicación de banderas, símbolos, y la ejecución de los himnos nacionales (si procede).

- La atención de las personas y la zona "VIP".

- La contratación de intérpretes (si procede).

- La ceremonia de entrega de premios, diplomas y trofeos. Incluyendo el contacto y/o contratación de las personas encargadas de entregarlos.



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